Jenis-Jenis Surat

Pengertian

Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan atau laporan. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak itu disebut korespondensi (surat-menyurat). Dengan kata lain, korespondensi itu merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis.

Fungsi

1. Sarana komunikasi.
2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaaan, permohonan, buah pikiran/gagasan.
3. Alat bukti tertulis.
4. Alat untuk mengingat.
5. Bukti historis.
6. Pedoman kerja.

Jenis Surat

Dari segi bentuk, isi dan bahasanya, surat digolongkan menjadi 3 jenis, yaitu surat pribadi, surat dinas (surat resmi), surat niaga.

Surat Pribadi

Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat menyurat pribadi muncul dalam pergaulan hidup sehari-hari dan terjadi dalam komunikasi antara anak dan orang tua, kerabat, sejawat dan antarteman. Untuk surat pribadi dapat dipakai kartu pos, warkat pos dan surat bersampul.

Surat Resmi (Surat Dinas)

Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan, pendapat dari instansi pada perorangan atau sebaliknya.

Surat Niaga

Surat yang dipakai orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian dan usaha jasa (asuransi, perbankan, perusahaan angkutan, bangunan, koperasi, perusahaan negara).

Dalam dunia usaha, dikenal berbagai macam surat niaga. Misalnya: surat penawaran, surat pesanan, surat pembayaran, surat penagihan, surat pengiriman barang, surat pengadilan dan surat proporsi penjualan.

Surat niaga memegang peranan penting dalam dunia usaha karena sebagian besar hubungan dengan pihak luar dilakukan melalui surat-menyurat. Oleh karena itu, surat niaga harus disusun sebaik-baiknya, jelas dan menarik, perlu dikelola secara profesional oleh pegawai yang memunyai keahlian dalam bidang surat-menyurat.

Selain ketiga jenis surat di atas terdapat pula jenis surat yang lain, misalnya: surat edaran, surat pengumuman, surat perjanjian dan surat keputusan. Yang menjadi sasaran isi surat edaran dan surat pengumuman adalah sekelompok orang dan masyarakat umum. Surat perjanjian kerja dan keputusan ditujukan kepada orang/pihak tertentu untuk keperluan pegangan dan pelaksanaan kerja atau penggarapan suatu pekerjaan.