Manajemen

PENGERTIAN

Dari segi seni (Mary Parker Follett)

Manajemen adalah seni dalam menyelesaikan pekerjaan orang lain.

Dari segi ilmu pengetahuan (Luther Gulick)

Manajemen adalah bidang pengetahuan yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja sama untuk menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi kemanusiaan.

Dari segi proses (James A. F. Stoner)

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan kegiatan anggota dan tujuan penggunaan organisasi yang sudah ditentukan.

Konklusi:

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian kegiatan anggota organisasi dan proses penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan or-ganisasi yang telah ditetapkan.

JENJANG MANAJEMEN

Manajemen Puncak

Bertugas menetapkan kebijaksanaan operasional dan membimbing interaksi organisasi dengan lingkungan.

Manajemen Menengah

Bertugas mengembangkan rencana-rencana operasi dan menjalankan tugas yang ditetapkan oleh manajemen puncak.

Manajemen Pelaksana

Bertugas menjalankan rencana-rencana yang dibuat manajemen menengah, serta mengawasi para pekerja dan bertanggung jawab pada manajemen menengah.

PRINSIP MANAJEMEN (Henry Fayol)

• Pembagian kerja dan jenjang jabatan
• Otoritas (wewenang) dan pemusatan
• Disiplin dan inisiatif
• Kesatuan perintah dan arah
• Mengutamakan kepentingan bersama di atas ke-pentingan pribadi
• Pemberian upah
• Tata tertib
• Kesamaan dan kestabilan
• Semangat kerja (semangat korps)

FUNGSI MANAJEMEN

PERENCANAAN (Planning)

Proses dasar manajemen untuk menentukan tujuan dan langkah-langkah yang harus dilakukan agar tujuan dapat tercapai.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam suatu perencanaan adalah:

Pertanyaan Mendasar (5W + 1H)

• Apa yang hendak dicapai? (what)
• Mengapa hal itu yang menjadi tujuan? (why)
• Di mana memilih lokasi? Mengapa memilih lokasi di sini? (where)
• Kapan jadwal pekerjaan harus diselesaikan? (when)
• Siapa yang melaksanakan suatu pekerjaan? Mengapa ia dipilih, bukan yang lain? (who)
• Bagaimana cara melaksanankan suatu pekerjaan? (how) 

Pembagian Perencanaan

Perencanaan Jenjang Atas

Bertugas memberi petunjuk umum, merumuskan tujuan, mengambil keputusan, dan memberi petunjuk pola penyelesaian. 

Perencanaan Jenjang Menengah

Lebih menyangkut cara-cara menempuh dan bagaimana tujuan dari perencanaan itu dapat dilaksanakan. 

Perencanaan Jenjang Bawah

Lebih difokuskan untuk menghasilkan, dan mengarah pada pelaksanaan atau operasional. 

Syarat Perencanaan

• Bertujuan jelas.
• Bersifat simpel (sederhana).
• Memuat analisis terhadap pekerjaan yang dikerjakan.
• Bersifat fleksibel.
• Memiliki keseimbangan di antara tanggung jawab dan tujuan akhir yang telah ditetapkan.
• Berkesan bahwa segala sesuatu telah tersedia serta dapat digunakan secara efektif dan berguna. 

Manfaat Perencanaan

• Terorganisasinya pelaksanaan tugas dan kegiatan tiap unit.
• Menghindari kesalahan yang terjadi seminimal mungkin.
• Memudahkan pelaksanaan pengawasan.
• Sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan.

PENGORGANISASIAN (Organizing)

Keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas, tanggung jawab, dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu kesatuan yang dapat digerakkan dalam rangka mencapai tujuan.

Unsur Organisasi

• Sekelompok manusia yang diarahkan untuk bekerja sama.
• Melakukan kegiatan yang telah ditetapkan.
• Kegiatan diarahkan untuk mencapai tujuan.

Manfaat Pengorganisasian

• Memungkinkan pembagian tugas sesuai dengan keadaan perusahaan.
• Menciptakan spesialisasi dalam melaksanakan tugas.
• Anggota organisasi mengetahui tugas-tugas yang akan dikerjakan dalam rangka mencapai tujuan.

Fungsi Pengorganisasian

• Pendelegasian wewenang manajemen puncak pada pelaksana.
• Pembagian tugas yang jelas.
• Manajer puncak profesional untuk mengoordinasikan kegiatan.

Bentuk Organisasi

Organisasi Garis

Bentuk organisasi di mana wewenang pimpinan langsung ditujukan kepada bawahan, sedangkan bawahan bertanggung jawab langsung pada atasan.

Kegunaan: 

• Organisasi sederhana dengan jumlah karyawan sedikit dan belum ada spesialisasi.

Kebaikan:

• Kesatuan komando terjamin, karena pimpinan berada di tangan satu orang.
• Pengambilan keputusan cepat.
• Prinsip the right man on the right place mudah diterapkan.
• Kemampuan dan sifat karyawan dapat diketahui.
• Terdapat rasa kekeluargaan sesama karyawan dan pimpinan karena jumlah anggota masih terbatas.

Kelemahan:

• Maju mundurnya organisasi berada di tangan satu orang.
• Kecenderungan pimpinan bertindak otoriter cukup besar.
• Kesempatan karyawan berkarier terbatas karena organisasi masih kecil.

Organisasi Fungsional

Organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan jenis fungsi yang harus dilaksanakan.

Kegunaan:

• Badan-badan yang secara tegas memberi pekerjaan atas fungsinya.

Ciri-ciri:

• Terdapat pemisahan yang tegas dalam pemberian tugas.
• Pelaksanaan tugas tidak banyak memerlukan koordinasi.
• Koordinasi dilaksanakan pada jenjang atas.
• Pembagian unit-unit organisasi didasarkan atas spesialisasi tugas.
• Direktur memunyai wewenang komando pada unit yang berada di bawah atas namanya sendiri dan tidak perlu nama direktur utama.

Kebaikan:

• Tidak ada kesimpangsiuran dalam pembagian tugas karyawan.
• Produktivitas tinggi karena diterapkan asas spesialisasi.
• Koordinasi bagi karyawan pada fungsi yang sama lebih mudah.
• Koordinasi hanya di jenjang atas.
• Pimpinan yang sejenjang lebih atas dapat memberi perintah pada pim-pinan bawahannya.

Kelemahan:

• Sulit mengadakan mutasi tanpa proses pembelajaran terlebih dahulu.
• Koordinasi secara menyeluruh sulit dilaksanakan.
• Terjadi pengotakan dalam tubuh organisasi.
• Sering terjadi kesimpangsiuran tugas karena perintah diterima dari beberapa orang.

Organisasi Garis dan Staf

Bentuk organisasi yang memberi wewenang pada pimpinan untuk memberi komando pada bawahan.

Kegunaan:

• Organisasi yang jumlah personilnya besar, daerah operasinya luas, serta memiliki bidang tugas yang beraneka ragam dan kompleks.

Personil organisasi ini ada tiga bagian:

Pimpinan

Bertugas mengendalikan organisasi, menciptakan kelancaran tugas-tugas, menetapkan tujuan, serta mengambil keputusan. 

Pembantu Pimpinan (Staf)

Bertugas membantu pimpinan berdasarkan bidangnya masing-masing. Terdapat dua jenis staf: 

Staf Umum: membantu pimpinan dalam membuat perencanaan dan pengawasan, serta memberikan nasihat, baik diminta maupun tidak diminta.  

Staf Khusus: memberi nasihat kepada pelaksana.  

Pelaksana

Bertugas menjalankan kegiatan operasional sehari-hari.

Kebaikan:

• Dapat digunakan oleh organisasi yang besar dan rumit.
• Pembagian tugas jelas.
• Dapat mengarah pada spesialiasi.
• Prinsip the right man on the right place mudah diterapkan.
• Pengambilan keputusan lebih rasional.
• Koordinasi dapat berjalan dengan baik.

Kelemahan:

• Rasa solidaritas kurang karena antarindividu dalam organisasi tidak selalu saling mengenal.
• Pelaksana sering bingung membedakan mana nasihat dan mana perintah.

PELAKSANAAN (Actuating)

Fungsi manajemen untuk menggerakkan orang-orang agar bekerja sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Untuk melaksanakan fungsi manajemen ini, seorang manajer perlu memperhatikan hal-hal yang membuat seseorang mau untuk bekerja, yaitu orang tersebut harus terpenuhi kebutuhan-kebutuhan berikut ini:

• Kebutuhan fisiologis.
• Kebutuhan keamanan dan keselamatan.
• Kebutuhan sosial.
• Kebutuhan akan prestise (harga diri).
• Kebutuhan aktualisasi diri.

Untuk mengerahkan orang-orang agar mau bekerja dibutuhkan kepempinan. Terdapat tiga gaya kepemimpinan, yaitu:

Otoriter

Pemimpin yang dalam mengambil keputusan tanpa melibatkan bawahan. 

Demokratis

Pemimpin yang mengakomodasikan pendapat bawahan dalam pengambilan keputusan. 

Bebas

Pemimpin yang menyerahkan proses pengam-bilan keputusan kepada bawahan.

PENGAWASAN (Controlling)

Tindakan meneliti apakah segala sesuatunya telah tercapai atau berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Tujuan pengawasan secara umum:

• Memastikan pekerjaan sesuai rencana.
• Mencegah adanya kesalahan.
• Menciptakan kondisi agar karyawan bertanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan.
• Mengadakan koreksi terhadap kegagalan yang timbul.
• Memberi jalan keluar atas suatu kesalahan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam suatu pengawasan adalah:

Jalur atau urut-urutan (routing)

Digunakan untuk mengetahui di mana sering terjadi kesalahan, sehingga penga-wasan berjalan efektif dan efisien. 

Penetapan waktu (scheduling)

Kadang-kadang, pengawasan yang dilakukan secara mendadak lebih berguna dibandingkan dengan pengawasan yang terjadwal. 

Perintah pelaksanaan (dispatching)

Prinsip pengawasan berupa perintah pelaksanaan terhadap suatu pekerjaan dengan tujuan agar pekerjaan tersebut dapat selesai tepat pada waktunya. 

Tindak lanjut (follow up)

Tindak lanjut dilakukan dengan mencari jalan keluar jika terjadi kesalahan, serta memberi-kan petunjuk kepada bawahan agar kesalahan yang sama tidak terulang lagi.

TEORI MANAJEMEN

Aliran Klasik

Manajemen sesuai dengan fungsi-fungsi manajemen.

Aliran Perilaku (Manajemen Hubungan Manusia)

Aliran ini menggunakan disiplin ilmu psikologi dan sosiologi dalam menerapkan teori-teorinya.

Aliran Manajemen Ilmiah

Pendekatan kuantitatif merupakan sarana utama dan sangat berguna untuk menjelaskan masalah manajemen.

Aliran Analisis Sistem

Aliran yang memfokuskan pemikiran pada masalah yang berhubungan dengan bidang lain dalam mengembangkan teorinya.

Aliran Manajemen Berdasarkan Hasil

Aliran yang memfokuskan pemikiran pada hasil-hasil yang dicapai, bukan pada interaksi kegiatan karyawan.

Aliran Manajemen Mutu

Memfokuskan pemikiran pada usaha-usaha untuk mencapai kepuasan pelanggan (konsumen).

BIDANG-BIDANG MANAJEMEN

Manajemen Produksi

Rangkaian kegiatan yang terencana dan terkendali dalam rangka mengubah input menjadi output dan melakukan evaluasi terhadap output melalui umpan balik.

Perancangan sistem produksi harus mempertim-bangkan aspek-aspek berikut:

• Rancangan produk (jasa).
• Volume produksi.
• Proses produksi.
• Lokasi dan tata letak.
• Rancangan pekerjaan.

Sedangkan pengendalian sistem produksi berkaitan dengan hal-hal berikut:

• Pengendalian mutu.
• Manajemen persediaan.

Manajemen Pemasaran

Kegiatan pengaturan secara optimal dari fungsi pemasaran agar kegiatan pertukaran atau penyampaian barang dari produsen ke konsumen dapat berjalan lancar dan memuaskan melalui riset pasar, promosi, pengaturan organisasi pemasaran, sistem distribusi, dan bagaimana memuaskan pelanggan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam manajemen pemasaran adalah sebagai berikut:

Riset Pasar

Proses menafsirkan keadaan pasar yang menjadi indikator utama pemberian informasi yang memengaruhi bidang-bidang lainnya.

Segmentasi

Proses identifikasi sekelompok konsumen homogen yang akan dilayani perusahaan.

Targeting

Pengelompokan sejumlah pasar ke dalam beberapa kelompok pasar yang homogen.

Positioning

Memosisikan segmen pasar yang akan dilayani.

Bauran Pasar (4P)

4P terdiri dari produk (product), harga (price), promosi (promotion), dan distribusi atau pe-nempatan (place).

Kepuasan Pelanggan

Kepuasan jangka panjang akan terpenuhi apabila memperhatikan hal-hal berikut:

• Mutu barang.
• Mudah mendapatkan produk tersebut.
• Pelayanan purnajual.

Manajemen Keuangan

Manajemen yang berhubungan dengan langkah untuk mendapatkan dana yang dibutuhkan dan bagaimana penggunaannya dalam rangka menca-pai tujuan.

Hal-hal yang berkaitan dengan manajemen keuangan adalah sebagai berikut:

Sumber dana

Berasal dari dalam atau luar perusahaan. 

Penggunaan dana

Penanaman modal jangka pendek atau jangka panjang. 

Pengawasan dana

Perusahaan perlu menetapkan pola penggunaan dana yang disertai pola pengawasannya.

Manajemen Personalia

Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan PHK dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan.

Hal-hal yang berkaitan dengan manajemen personalia adalah sebagai berikut:

Penerimaan Pegawai

Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam penerimaan pegawai:

Analisis jabatan.

Seleksi penerimaan pegawai.

Pelatihan dan pendidikan.

Penilaian Pegawai

Pegawai sebagai bagian dari perusahaan harus dinilai atas prestasi dan kemampuannya dalam melakukan pekerjaan. Oleh karena itu, penilaian harus bersifat objektif.

Promosi dan Mutasi

Promosi dan mutasi dilakukan setelah mengadakan penilaian atas pegawai yang bersangkutan:

• Pertimbangan untuk memberhentikan.
• Dipindahkan ke lingkup pekerjaan yang lebih sempit.
• Dipindahkan ke jabatan lain.
• Promosi.

Pemberian Motivasi Kerja

Motivasi kerja bisa dalam bentuk penghargaan terhadap prestasinya, pujian, kepastian pengembangan diri pada perusahaan, dan penghargaan bahwa ia adalah pribadi yang diperhitungkan keberadaannya.

Manajemen Administrasi

Manajemen yang memberi perhatian pada pemberian layanan di bidang administrasi, penggunaan alat yang efektif, dan kemudahan pada bidang lain.

Hal-hal yang berkaitan dengan manajemen administrasi adalah sebagai berikut:

• Pengadministrasian kegiatan
• Pemakaian alat-alat perkantoran
• Pemeliharaan organisasi