Kepala Surat
Sebuah kepala surat yang lengkap terdiri atas nama instansi, alamat instansi, nomor telepon, nomor kotak pos, alamat kawat dan logo.
Nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Alamat instansi, termasuk di dalamnya telepon, kotak pos dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kapital, kecuali kata tugas. Nomor kode pos ditulis sebelah nama kota tempat instansi itu berada. Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.
Dalam penulisan kepala surat, perhatikan hal-hal berikut ini:
Nama instansi jangan disingkat.
Kata jalan jangan disingkat.
Kata telepon hendaklah ditulis cermat dan jangan pula disingkat.
Kata kotak pos hendaklah ditulis cermat dan jangan pula disingkat. Demikian pula jangan menggunakan kata PO Box (Post Office Box).
Kata alamat kawat hendaklah ditulis dengan cermat.
Kata telepon dan kotak pos diikuti nomor tanpa diantarai dengan tanda titik dua. Sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik pada setiap hitungan tiga angka karena bukan menyatakan jumlah.
Tanggal Surat
Ditulis lengkap. Tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf dan tahun ditulis dengan angka. Tidak perlu dicantumkan nama kota sebelum tanggal surat karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Setelah angka tahun tidak diakhiri tanda baca apapun.
Untuk penulisan nama bulan jangan ditulis dengan angka, dan jangan pula disingkat. Khusus bulan Februari dan November hendaklah ditulis dengan cermat, bukan Pebruari dan Nopember.
Nomor, Lampiran dan Hal
Kata nomor, lampiran dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu.
Penulisan kata nomor dan lampiran yang dapat disingkat menjadi No. dan Lamp. harus taat asas. Jika kata nomor ditulis lengkap, kata lampiran pun juga ditulis lengkap. Begitu pula sebaliknya.
Kata nomor diikuti dengan nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengiriman surat. Nomor surat dan kode surat yang dibatasi garis miring ditulis rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri dengan tanda baca apapu. Tidak selamanya penulisan kode dibatasi dengan tanda garis miring. Bisa juga dengan menggunakan tanda titik atau tanda hubung.
Kata lampiran ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada surat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu ditulis. Kata lampiran diikuti tanda titik dua disertai jumlah barang yang dilampirkan. Jumlah barang ditulis dengan huruf dan tidak diakhiri dengan tanda baca apapun. Pada kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan diawali huruf kapital.
Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri dengan tanda baca apapun. Pokok surat dapat menggambarkan pesan yang ada di dalam surat.
Alamat Surat
Penulisan alamat surat di sebelah kiri atas lebih menguntungkan daripada di sebelah kanan atas karena kemungkinan pemenggalan tidak ada sehingga alamat yang panjang pun dapat dituliskan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan:
Penulisan nama penerima harus cermat, lengkap serta informatif. Diawali dengan huruf kapital pada setiap unsurnya.
Cukup ditulis Yth. dengan diawali huruf kapital dan diakhiri dengan tanda titik, serta tidak perlu menggunakan kata kepada sebelum Yth. karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan arah. Apalagi kalau tempat tinggal alamat pengirim tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan asal.
Kata saapan digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat. Kata Bapak dan Ibu ditulis penuh, kata Saudara dan Saudari cukup ditulis Sdr. dan Sdri.
Jika terdapat gelar akademik, memiliki gelar pangkat atau jabatan, kata sapaan tidak dipergunakan.
Kata jalan tidak disingkat dan diawali dengan huruf kapital.
Nama alamat yang dituju adalah nama orang disertai nama jabatannya bukan nama instansi.
Salam Pembuka
Lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat di atas kalimat pembuka isi surat. Yang sangat lazim digunakan adalah ungkapan (Dengan hormat,). Sedangkan ungkapan lain yang digunakan, antara lain: Salam sejahtera, ; Saudara ..., ; Bapak ... yang terhormat ; Assalamualaikum W.W., ; Salam Pramuka, ; Salam perjuangan ; dll.
Isi Surat
Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberitahukan. Paragraf pembuka berisi pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan atau permintaan.
Paragraf isi dikemukakan hal yang perlu disampaikan pada penerima surat. Isi surat harus singkat, lugas dan jelas.
Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat.
Salam Penutup
Yang lazim digunakan adalah ungkapan Hormat kami, ; Hormat saya, ; Salam takzim, ; Wasalam, ; dll.
Nama Pengirim
Ditulis di bawah tanda tangan di bawah salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat resmi. Hal-hal yang perlu diperhatikan:
Penulisan nama hanya menggunakan huruf awal kapital pada tiap unsurnya, tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu digaris bawahi dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.
Tembusan Surat
Bagian ini hanya dicantumkan jika surat memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada hubungannya dengan surat yang bersangkutan.
Ketentuannya:
Kata tembusan diawali dengan huruf kapital diletakan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal serta sejajar dengan nama pengirim. Tulisan tembusan diikuti dengan tanda titik dua tanpa digaris bawah.
Jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, diberi nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan. Jika pihak yang diberi tembusan hanya satu, tidakperlu dicantumkan nomor.
Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang bukan nama instansi.
Tidak perlu digunakan kata Yth. dan ungkapan lain yang mengikat.
Tidak perlu dicantumkan tulisan arsip atau per tinggal karena setiap surat dina harus memiliki arsip.
Inisial (Sandi)
Ditempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri di bawah tembusan (kalau ada). Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk keperluan selingkung surat untuk mengetahui siapa pengonsep dan siapa pengetik surat itu.
